GESTION DOCUMENTAIRE
Une seule version. La bonne. Chez tout le monde.
Vos protocoles, procédures et documents qualité vivent dans un seul espace, déjà rangé, prêt à l’emploi. Chaque mise à jour remplace l’ancienne version partout, et vous savez qui a lu. Sur le terrain comme au bureau, vos équipes trouvent, vous maîtrisez.
- Sans engagement
- Rien à installer
- Rien à paramétrer
Aperçu stylisé: l’outil complet se découvre en démo.
Rangés, diffusés, lus, retrouvés. La structure est dans l’application.
- Classement clé en main Nos qualiticiens l’ont conçu pour vous: rien à construire, rien à paramétrer.
- Multi-établissements Diffusez un document à plusieurs établissements en une seule action.
- Lecture émargée Chacun atteste sa lecture, et les retardataires se relancent en un clic.
- Recherche dans le contenu Un document se retrouve par ce qu’il contient, pas seulement par son titre.
Construire un plan de classement, c’est un métier. Et des semaines de travail.
Quels processus identifier ? Quelle profondeur de classement ? Où va chaque type de document ? Chaque décision ouvre un débat. Le consensus s’obtient en réunions, sur des semaines, au détriment du reste.
Et comme rien ne l’impose, chacun range à sa façon: le désordre s’installe dans un plan pourtant réfléchi, et se paie tous les jours en recherches, en doublons, en documents recréés parce qu’introuvables.
Vos professionnels ont-ils le temps de porter ce chantier ? Et l’assurance qu’il sera respecté ?
Ce temps-là, personne ne l’a. Et il n’est plus nécessaire.
Le plan de classement est fourni. Déjà construit, déjà éprouvé.
La gestion documentaire obéit à des règles précises: cartographie des processus, structuration des thématiques. Nos qualiticiens, forts de 25+ ans de médico-social, ont bâti ce plan selon ces règles. Dès le premier jour, chacun sait où déposer et où chercher.
Et ce classement s’impose de lui-même: chaque document reçoit une référence unique, générée automatiquement, qui reprend la cartographie. La rigueur ne dépend plus de personne.
La cartographie des processus est un attendu de la démarche qualité. Si votre classement actuel ne la suit pas encore, ou s’il est à bout de souffle, nous vous accompagnons dans une migration en douceur.
Des semaines de travail en moins. Un classement garanti en plus.
Aperçu stylisé: l’outil complet se découvre en démo.
Nous sommes beaucoup plus organisés. Les documents sont centralisés, la démarche qualité est plus lisible et nous pouvons avancer plus sereinement dans la préparation de notre évaluation.
La mise à jour part une fois. Elle arrive partout.
Une version obsolète circule encore. Un professionnel travaille sur l’ancienne sans le savoir. La diffusion est manuelle, incertaine, jamais vraiment garantie.
Publiez la version 3: elle remplace la version 2 chez tout le monde, au même moment. Un établissement ou dix, c’est une seule action, y compris pour un siège qui diffuse à tout son groupe.
Et rien ne se perd: chaque version antérieure reste consultable, avec sa date et son auteur. Le cycle de vie du document se suit de bout en bout.
L’ancienne version ne traîne plus nulle part.
Aperçu stylisé: l’outil complet se découvre en démo.
Diffusé ne veut pas dire lu. Émargé, si.
L’émargement fait partie du circuit: le document se diffuse, la lecture se signe. Qui a lu, qui n’a pas encore: vous l’avez sous les yeux, et la feuille d’émargement s’imprime à la demande pour l’évaluateur.
Les retardataires ? Une relance, en un clic. Pas de mail collectif, pas de tableau de suivi, pas de tournée des services.
Et côté terrain, chacun retrouve aussitôt ce qu’il lui reste à lire.
La prise de connaissance ne s’affirme plus. Elle se prouve.
Aperçu stylisé: l’outil complet se découvre en démo.
Déposez vos documents. Tout le reste est déjà réglé.
Essai en conditions réelles, déployé par nos équipes sous 48 h ouvrées.
- Sans engagement
- Rien à installer
- Rien à paramétrer
La recherche qui lit vos documents.
Retrouvez tout, même sans savoir où c’est rangé: la recherche fouille le contenu des documents, pas seulement leurs titres.
Un clic sur l’œil, et le document s’ouvre dans l’application. Rien à télécharger.
Personne ne demande plus où est rangé le protocole. Tout le monde le trouve, partout.
Aperçu stylisé: l’outil complet se découvre en démo.
Toute votre documentation tient dans une poche.
Ordinateur, tablette, téléphone: l’application s’adapte à l’écran disponible.
Vos équipes en tournée ou au domicile d’une personne accompagnée ont la même documentation que tout le monde.
Plus besoin d’un bureau pour être à jour.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une GED (gestion électronique de documents) ?
C’est l’outil qui centralise les documents d’un organisme et gère leur cycle de vie: classement, versions, droits d’accès, diffusion, preuve de lecture. Dans un établissement ou service social ou médico-social, la GED porte la documentation qualité: protocoles, procédures, projets, comptes rendus d’instances… Elle garantit que chacun travaille sur la version en vigueur, et que la démarche qualité laisse une trace.
e-Qualiplus est-il adapté à mon activité ?
Oui. L’application fonctionne quelle que soit votre activité. Dans le module d’auto-évaluation, les questions sont écrites par activité: par exemple, celles d’un EHPAD ne sont pas celles d’une MECS. Voir toutes les activités couvertes.
Peut-on garder notre plan de classement actuel ?
La gestion documentaire qualité obéit à des recommandations précises. L’application les intègre: c’est un parti pris pédagogique, pas une contrainte arbitraire. Le plan de classement par processus est fourni avec le module, conçu par nos experts pour les ESSMS. Il garantit que chacun range et cherche au même endroit: plus de classement personnel, une méthode partagée et conforme. Si vous aviez déjà structuré votre documentation par processus, vous y serez immédiatement à l’aise. Sinon, l’application vous y guide naturellement.
Nous avons déjà des centaines de documents: comment démarre-t-on ?
Vous intégrez vos documents à votre rythme, en commençant par ceux qui vivent le plus. Et si vous souhaitez une reprise complète de l’existant, nos équipes peuvent la réaliser lors du déploiement: cette reprise est une prestation étudiée avec votre proposition.
Qui peut déposer, modifier ou consulter les documents ?
Ce que vous décidez: les rôles se paramètrent finement, par établissement et par module. Chacun accède à ce qui le concerne, et vous gardez la main.
Comment vérifier si mon document a été lu ?
La lecture s’émarge: chaque document garde la trace de qui a lu, et quand. Les retardataires se relancent en un clic. Et quand une nouvelle version paraît, la lecture est redemandée: personne ne reste sur une version dépassée sans que vous le voyiez.
Comment ça se passe avec plusieurs établissements ?
Un document se diffuse à plusieurs établissements en une seule action. Et tous vos établissements vivent dans un seul compte: vous passez de l’un à l’autre en un clic, sans vous reconnecter.
Peut-on produire un état de la documentation ?
Oui: la liste de vos documents se filtre par processus, auteur, titre ou statut, et s’exporte en Excel en un clic. Les documents d’un processus, d’une activité, d’un plan de gestion de crise… de quoi répondre à une évaluation ou une inspection sans rien ressaisir.
La gestion documentaire sert-elle pour l’évaluation HAS ?
Oui. L’évaluation s’appuie aussi sur vos documents: protocoles, procédures, projets. Une documentation classée par processus, à jour et dont la lecture est tracée montre une démarche qualité qui vit, pas un classeur ressorti pour l’occasion.
Nos équipes sont à domicile, sans poste fixe: comment accèdent-elles aux documents ?
Depuis un téléphone ou une tablette. Consulter un document, le retrouver par la recherche, émarger sa lecture: tout se fait aussi en déplacement, au domicile comme en tournée.
Y a-t-il quelque chose à installer ?
Non, rien: e-Qualiplus fonctionne dans votre navigateur et s’adapte à tous les écrans. Mais pour encore plus de confort, une application mobile est disponible.
Où sont hébergées vos données ?
En France.
Combien coûte le module gestion documentaire ?
Le tarif s’établit sur devis: chaque module se prend à la carte, par établissement. Chaque proposition est étudiée par un expert qualité. Le fonctionnement complet est détaillé sur la page tarifs.
Comment se passe l’essai gratuit ?
L’essai démarre par 30 minutes de prise en main, au créneau de votre choix: on vous montre l’app et on prépare tout ensemble. Nos équipes la déploient ensuite, avec vos établissements et vos utilisateurs, sans rien à installer ni paramétrer de votre côté. Sous 48 h ouvrées, votre accès est en ligne, en conditions réelles: vous l’utilisez en autonomie, comme si vous étiez déjà équipés. Sans engagement.
Chaque document à sa place, à jour, lu. Et retrouvé à la première recherche.
- Sans engagement
- Rien à installer
- Rien à paramétrer